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Datenschutzerklärung für die Onlinebewerbung auf einen Wohnheimplatz

Wir freuen uns, Ihnen für die Vergabe von Wohnheimplätzen eine digitale Antragsplattform zur Verfügung stellen zu können.

  • Sofern wir Ihnen zum Ende des semesterweise stattfindenden Verfahrens kein Mietvertragsangebot unterbreiten konnten, berücksichtigen wir Ihre Bewerbung auch nach dem Start des Semesters, für das Sie sich beworben haben.
  • Die Bewerbungsphase kann daher bis zum Ende des Semesters, für das Sie sich beworben haben, andauern.
  • Die genauen Löschfristen entnehmen Sie bitte Abschnitt 4).
  • Das Studierendenwerk West:Brandenburg erhebt und verwendet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der Bestimmungen des geltenden Datenschutzrechts der Bundesrepublik Deutschland.

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Das Studierendenwerk West:Brandenburg, Babelsberger Straße 02, 14473 Potsdam (im Text als „wir“ bezeichnet, ist Verantwortlicher im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“).

Das Datenschutzteam ist unter der o.g. Anschrift, beziehungsweise unter datenschutz[at]stwwb.de erreichbar.

Der externe Datenschutzbeauftragte ist unter kevin.peter[at]kemian.de erreichbar.

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck und deren Verwendung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die mit der Vergabe von Wohnheimplätzen in den Studierendenwohnanlagen des Studierendenwerks West:Brandenburg in Potsdam, Brandenburg und Wildau in Zusammenhang stehen (Verarbeitungszweck).

Im Einzelnen sind dies:

  • Ihre persönlichen Daten (Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Aktuelle Wohnanschrift (Straße, Haus-Nr., PLZ, Ort, Land), Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Schwerbehinderung ab 50 % gem. Schwerbehindertengesetz, Anzahl der miteinziehenden Kinder), Zudem Angaben zum Studium (Hochschule, Studienstatus (Erststudierender), Frage nach bereits vorhandenem Hochschulabschluss, Angestrebter Studienabschluss, Studienfach/ Studienrichtung).
  • Folgende Dokumente müssen mit hochgeladen werden (Personalausweis/ Reisepass, Schwerbehindertenausweis, Zulassungsbescheid/ Zahlungsaufforderung + Zahlungsnachweis, Studienbescheinigung, ggf. Heiratsurkunde / Geburtsurkunde, ggf. Meldebescheinigung sofern d. Interessent*in bereits im Einzugsbereich wohnt).

Die Verarbeitung erfolgt auf folgenden gesetzlichen Grundlagen:

  • Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b DSGVO. Danach ist die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (hier Bewerbungsprozess für einen Mietvertrag), die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, zulässig.
  • Weiterhin ist die Verarbeitung durch öffentliche Stellen zulässig, wenn sie zur Erfüllung der in der Zuständigkeit des Verantwortlichen liegenden Aufgabe (hier Sozialauftrag zur Bereitstellung von studentischem Wohnraum) oder in Ausübung öffentlicher Gewalt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde, erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO).
  • Die Datenverarbeitung erfolgt ferner aufgrund Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO).

3. Speicherdauer

Ihre persönlichen Daten werden im Rahmen des semesterweise stattfindenden Bewerbungsverfahrens zur Wohnplatzvergabe ab dem Zeitpunkt Ihrer Antragstellung für 300 Tage gespeichert. Nach Ablauf dieses Zeitraums werde Ihre Daten automatisch gelöscht.

4. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den unter 2) aufgeführten Zwecken und aufgrund der unter 2) aufgeführten Rechtsgrundlagen findet nicht statt. Im Übrigen werden personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. Eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt und ist von uns nicht beabsichtigt.

5. Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. In diesem Fall können wir Ihre Bewerbung für die Wohnheimplatzvergabe nicht mehr berücksichtigen.
  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden

6. Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, diese bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung Ihrer Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens auf einen Wohnheimplatz erforderlich. Das heißt, soweit Sie keine personenbezogenen Daten bereitstellen, kann Ihr Antrag auf einen Wohnheimplatz nicht entgegengenommen und bearbeitet werden.

7. Keine automatisierter Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

8. Änderungen der Datenschutzhinweise

Wir entwickeln und optimieren unsere Dienstleistungen kontinuierlich. Es kann also sein, dass wir neue Funktionalitäten hinzufügen. Sollte das Einfluss auf die Art haben, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, werden wir Sie rechtzeitig in unseren Datenschutzhinweisen darüber informieren.

Im Übrigen verweisen wir auf die Datenschutzhinweise der Website des Studierendenwerks West:Brandenburg.