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Datenschutzhinweise für die Onlinebewerbung auf einen Wohnheimplatz

Stand Juli 2026

Wir freuen uns, Ihnen für die Vergabe von Wohnheimplätzen eine digitale Antragsplattform zur Verfügung stellen zu können. Sofern wir Ihnen zum Ende des semesterweisen stattfindenden Verfahrens kein Mietvertragsangebot unterbreiten konnten, berücksichtigen wir Ihre Bewerbung auch nach dem Start des Semesters, für das Sie sich beworben haben. Die Bewerbungsphase kann daher bis zum Ende des Semesters, für das Sie sich beworben haben, andauern. Die genauen Löschfristen entnehmen Sie bitte der Ziff. 3. Das Studierendenwerk West:Brandenburg (nachfolgend STWWB genannt) erhebt und verwendet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der Bestimmungen des geltenden Datenschutzrechts der Bundesrepublik Deutschland.

1. Name und Kontaktdaten der datenschutzverantwortlichen Stelle sowie des Datenschutzbeauftragten

Die datenschutzverantwortliche Stelle auf dieser Website ist:

Studierendenwerk West:Brandenburg
Anstalt des öffentlichen Rechts
Babelsberger Straße 2
14473 Potsdam

Telefon:  +49 331 3706-0
E-Mail:    post[at]stwwb.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. ä.) entscheidet.

Datenschutzbeauftragter ist:

Kevin Peter
Arthur-Hausmann-Str.  10
04129  Leipzig

Telefon:  +49 800 63003061
E-Mail:    kevin.peter[at]kemian.de

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art, Zweck und deren Verwendung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die mit der Vergabe von Wohnheimplätzen in den Studierendenwohnheimen des STWWB in Potsdam, Brandenburg und Wildau in Zusammenhang stehen (Verarbeitungszweck).

Im Einzelnen sind dies:

  • Stammdaten
    (z. B. Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Einsicht in Ausweis-/Passdaten, Geschlecht),
  • Kontaktdaten
    (z. B. Anschrift, E-Mail Adresse, Telefonnummer),
  • Haushalts-/Sozialdaten
    (z. B. Anzahl miteinziehender Kinder ggf. Heirats-/Geburtsurkunde, ggf. Nachweis Schwangerschaft),
  • studienbezogene Daten
    (z. B. Hochschule, Studiengang, Abschlussziel, Status, bereits vorhandener Hochschulabschluss),
  • Angabe zu einer Schwerbehinderung ab 50 % gem. Schwerbehindertengesetz.

Folgende Dokumente müssen mit hochgeladen werden:

  • Personalausweis/Reisepass,
  • Schwerbehindertenausweis,
  • Zulassungsbescheid/Zahlungsaufforderung und Zahlungsnachweis,
  • Studienbescheinigung,
  • ggf. Heiratsurkunde/Geburtsurkunde,
  • ggf. Meldebescheinigung, sofern die sich bewerbende Person bereits im Einzugsbereich wohnt.

Die Verarbeitung erfolgt auf folgenden gesetzlichen Grundlagen:

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Danach ist die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (hier Bewerbungsprozess für einen Mietvertrag), die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, zulässig. Weiterhin ist die Verarbeitung durch öffentliche Stellen zulässig, wenn sie zur Erfüllung der in der Zuständigkeit des Verantwortlichen liegenden Aufgabe (hier Sozialauftrag zur Bereitstellung von studentischem Wohnraum) oder in Ausübung öffentlicher Gewalt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde, erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO). Die Datenverarbeitung erfolgt ferner aufgrund Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).

3. Speicherdauer

Ihre persönlichen Daten werden im Rahmen des semesterweise stattfindenden Bewerbungs-verfahrens zur Wohnplatzvergabe ab dem Zeitpunkt Ihrer Antragstellung für 300 Tage gespeichert. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden Ihre Daten automatisch gelöscht.

4. Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den unter Ziff. 2 aufgeführten Zwecken und aufgrund der unter Ziff. 2 aufgeführten Rechtsgrundlagen findet nicht statt. Im Übrigen werden personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. Eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt und ist von uns nicht beabsichtigt.

5. Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen. In diesem Fall können wir Ihre Bewerbung für die Wohnheimplatzvergabe nicht mehr berücksichtigen.
  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an eine andere verantwortliche Person zu verlangen.
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

6. Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, diese bereitzustellen.

Allerdings ist die Bereitstellung Ihrer Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens auf einen Wohnheimplatz erforderlich. Das heißt, soweit Sie keine personenbezogenen Daten bereitstellen, kann Ihr Antrag auf einen Wohnheimplatz nicht entgegengenommen und bearbeitet werden.

7. Keine automatisierter Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

8. Änderungen der Datenschutzhinweise

Wir entwickeln und optimieren unsere Dienstleistungen kontinuierlich. Es kann also sein, dass wir neue Funktionalitäten hinzufügen. Sollte das Einfluss auf die Art haben, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, werden wir Sie rechtzeitig in unseren Datenschutzhinweisen darüber informieren.

Im Übrigen verweisen wir auf die Datenschutzhinweise des STWWB.


Datenschutzhinweise Studentisches Wohnen

Stand Juli 2026

Wir nehmen den Schutz Ihrer privaten Daten sehr ernst und behandeln die uns anvertrauten Daten entsprechend der geltenden Datenschutzbestimmungen streng vertraulich und gehen damit verantwortungsvoll um. Wir möchten Sie an dieser Stelle darüber informieren, wie wir die Datenschutzbestimmungen bei der Anbahnung, Durchführung und Beendigung des Mietvertrags umsetzen und welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen der Geschäftsbeziehung verarbeiten. Mit den folgenden Hinweisen informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck dieser Datenverarbeitung sowie über Ihre Rechte. Am Ende dieser Datenschutzhinweise finden Sie sämtliche Angaben in einer detaillierten Zuordnungstabelle.

1. Name und Kontaktdaten der datenschutzverantwortlichen Stelle sowie des Datenschutzbeauftragten

Die datenschutzverantwortliche Stelle auf dieser Website ist:

Studierendenwerk West:Brandenburg
Anstalt des öffentlichen Rechts
Babelsberger Straße 2
14473 Potsdam

Telefon:  +49 331 3706-0
E-Mail:    post[at]stwwb.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. ä.) entscheidet.

Datenschutzbeauftragter ist:

Kevin Peter
Arthur-Hausmann-Str.  10
04129  Leipzig

Telefon:  +49 800 63003061
E-Mail:    kevin.peter[at]kemian.de

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art, Zweck und deren Verwendung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die im Rahmen der Anbahnung, Durchführung und Beendigung Ihres Mietvertrags mit dem Studierendenwerk West:Brandenburg (nachfolgend STWWB genannt) in Zusammenhang stehen (Verarbeitungszweck).

Im Einzelnen sind dies:

  • Stammdaten
    (z. B. Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Einsicht in Ausweis-/Passdaten, Geschlecht),
  • Kontaktdaten
    (z. B. Anschrift, E-Mail Adresse, Telefonnummer),
  • Zahlungs-/Vertragsdaten
    (z. B. Bankverbindung, Mietvertrags-/Abrechnungs-daten, Schriftverkehr zur Vertragsab-wicklung und -verwaltung),
  • Haushalts-/Sozialdaten
    (z. B. Anzahl miteinziehender Kinder ggf. Heirats-/Geburtsurkunde, ggf. Nachweis Schwangerschaft),
  • studienbezogene Daten
    (z. B. Hochschule, Studiengang, Abschlussziel, Status, bereits vorhandener Hochschulabschluss),
  • Angabe zu einer Schwerbehinderung ab 50 % gem. Schwerbehindertengesetz.

Sofern wir Ihnen einen Internetzugang zur Verfügung stellen, verarbeiten wir zur Sicherstellung des Betriebs, zur Fehleranalyse sowie zur IT-Sicherheit auch Protokoll- und Verkehrsdaten (z. B. IP-/MAC-Adresse, Zeitstempel, Systemmeldungen).

Die Verarbeitung erfolgt auf folgenden gesetzlichen Grundlagen:

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Danach ist die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Erfüllung eines Vertrags (hier Mietvertrag), dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, zulässig. Weiterhin ist die Verarbeitung durch öffentliche Stellen zulässig, wenn sie zur Erfüllung der in der Zuständigkeit des Verantwortlichen liegenden Aufgabe (hier Sozialauftrag zur Bereitstellung von studentischem Wohnraum) oder in Ausübung öffentlicher Gewalt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde, erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit der Brandenburgischen Studentenwerksverordnung). Die Datenverarbeitung erfolgt ferner aufgrund gesetzlicher Vorgabe (Art. 6 Abs. 1 lit. g DSGVO i. V. m. dem Brandenburgischen Behindertengleichstellungsgesetz) sowie zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f). Des Weiteren verarbeiten wir manche Informationen nur mit einer Einwilligung, die stets freiwillig ist.

3. Speicherdauer

Die für die Geschäftsbeziehung von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert und danach gelöscht. Nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO können wir aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten Daten bis zu 10 Jahre nach Beendigung des Mietverhältnisses speichern.

Sofern wir Ihnen einen Internetzugang zur Verfügung stellen (siehe Ziff. 2) verarbeiten wir zur Sicherstellung des Betriebs, zur Fehleranalyse sowie zur IT-Sicherheit Protokoll- und Verkehrsdaten (z. B. IP-/MAC-Adresse, Zeitstempel, Systemmeldungen). Im Regelbetrieb werden diese Daten maximal 7 Tage gespeichert und anschließend gelöscht. Bei konkreten Sicherheitsvorfällen oder einem konkreten Missbrauchs-/Angriffsverdacht werden die zur Aufklärung erforderlichen Protokolldaten bis zum Abschluss der Bearbeitung gespeichert; in der Regel bis zu 30 Tage, in begründeten Ausnahmefällen (z. B. bei komplexen Sicherheitsvorfällen/forensischer Analyse) ist auch eine längere Speicherdauer möglich, die regelmäßig neu bewertet wird.

4. Weitergabe von Daten an Dritte

Wir übermitteln personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Erfüllung der unter Ziff. 2 genannten Zwecke erforderlich ist, eine rechtliche Verpflichtung besteht oder Sie eingewilligt haben. Empfänger können insbesondere sein:

Banken/Zahlungsdienstleistende, Wirtschaftsprüfende/Steuerberatende, IT-Dienstleistende (z. B. Hosting, Wartung/Support, Ticketsystem), Druck- und Versanddienstleistende, Hausmeister‑/ Facility‑ und Handwerksbetriebe (zur Durchführung von Reparaturen/Instandhaltung), Rechtsberatende, Inkassodienstleistende sowie Gerichte und Behörden (soweit erforderlich). Soweit wir Dienstleistende als Auftragsverarbeitende einsetzen, geschieht dies auf Grundlage von Verträgen nach Art. 28 DSGVO.

Eine Übermittlung in Drittländer findet derzeit nicht statt/ist nicht beabsichtigt. Sollte im Einzelfall eine Drittlandübermittlung erforderlich werden, erfolgt diese nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO (z. B. Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien).

5. Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Ein Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung. Verarbeitungen, die zur Vertragserfüllung erforderlich sind, erfolgen unabhängig von einer Einwilligung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an eine andere verantwortliche Person zu verlangen.
  • gemäß Art. 21 DSGVO, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine Verarbeitung Widerspruch einzulegen, soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) verarbeiten. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

6. Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, diese bereitzustellen.

Allerdings ist die Bereitstellung Ihrer Daten für die Durchführung des Mietverhältnisses erforderlich. Das heißt, soweit Sie keine personenbezogenen Daten bereitstellen, können wir keinen Mietvertrag mit Ihnen abschließen oder einen Internetzugang zur Verfügung stellen.

7. Keine automatisierter Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

8. Änderungen der Datenschutzhinweise

Wir entwickeln und optimieren unsere Dienstleistungen kontinuierlich. Es kann also sein, dass wir neue Funktionalitäten im Rahmen der Durchführung des Mietverhältnisses hinzufügen. Sollte das Einfluss auf die Art haben, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, werden wir Sie rechtzeitig in unseren Datenschutzhinweisen darüber informieren.

Im Übrigen verweisen wir auf die Datenschutzhinweise des STWWB.

Zuordnungstabelle

Verarbeitung/Zweck

Datenkategorien

Rechtsgrundlage
Art. 6 DSGVO

Empfänger

Speicherdauer/ Löschlogik

Wohnheimplatzbewerbung/ Vergabe
(Prüfung Anspruch/Passung, Kommunikation)

Stammdaten, Kontaktdaten Hochschul-/ Immatrikulationsdaten,
ggf. soziale Kriterien

lit. b, lit. e i. V. m. der Brandenburgischen Studentenwerks-verordnung

interne Verwaltung,
IT-Dienstleistung

bis Ende des Vergabe-zyklus, bei Rechtsstreit länger

Identitätsprüfung bei Vertragsschluss/Einzug

Einsicht Ausweis-/ Passdaten
(Name, Geburtsdatum, Anschrift)

lit. b

interne Verwaltung,
ggf. Prüf-/ Revisionsstellen,
IT-Dienstleistung

nur bis Zweck erfüllt

Abschluss und Durchführung Mietvertrag (Stammdatenverwaltung, Vertragskommunikation)

Stammdaten, Kontaktdaten, Vertragsdaten, Zimmer/Objektdaten, Hochschul-/ Immatrikulationsdaten,
ggf. soziale Kriterien

lit. b

interne Verwaltung,
IT-Dienstleistung, Post/Druck-dienstleistung

Vertragslaufzeit sowie gesetzliche/ vertragliche Fristen

         

Mietzahlung/Buchhaltung/ SEPA
(Einzug, Rücklastschrift, Mahnwesen)

Zahlungsdaten, IBAN, Buchungsdaten, Mahnstatus

lit. b, lit. c (Aufbewahrungs-pflichten)

interne Verwaltung, Banken, Zahlungsdienst-leistung, Buchhaltungs-systeme,
ggf. Wirtschafts-prüfung

i. d. R. gesetzliche Aufbewahrung
(je nach Dokumentart
6 oder 10 Jahre)

 

Mahnwesen/Durchsetzung/Abwehr von Ansprüchen
(z. B. Mietrückstände, Schäden)

Forderungsdaten, Korrespondenz,
ggf. Inkassodaten

lit. f bzw. lit. b

interne Verwaltung, Inkasso, Rechtsanwalt-schaft, Gerichte

bis Abschluss sowie Ablauf Verjährungs-/ Nachweisfristen

Übergabeprotokoll, Inventar, Schlüsselverwaltung
(Ein-/Auszug, Nachweis Zustand)

Protokolldaten, Inventar, Schlüsselnummern,
ggf. Fotos von Schäden

lit. b, lit. f (bei Streit)

interne Verwaltung, Hausmeister,
ggf. Handwerks-betriebe/
Versicherer

Ende Mietverhältnis sowie Ablauf Verjährungs-/ Nachweisfristen

Reparatur/Instandhaltung/ Handwerkerkoordination

Kontaktdaten,                  Wohnungs-/ Zimmerdaten, Mangelbeschreibung, Termine, ggf. Fotos

lit. b, lit. f (bei Streit)

interne Verwaltung, Hausmeister, Handwerks-betriebe,
IT-Dienstleistung

nach  Abschluss der Maßnahme sowie kurze Nachhaltefrist, bei Gewährleistung/Ansprüche bis Ablauf gesetzliche Aufbewahrungsfrist

Hausordnung/Sicherheit/ Durchsetzung Hausrecht
(z. B. Störungen)

Vorfallberichte,              Korrespondenz,
ggf. Zeugenangaben

lit. f

interne Verwaltung,
ggf. Sicherheits-dienst/Behörden bei Erfordernis

fallbezogen:
bis Klärung sowie Ablauf Nachweisfristen, strenge Zugriffsbeschränkung

Schwerbehinderung/
soziale Kriterien

Angabe Schwerbehinderung,
ggf. Nachweis/Grad

lit. b

Art. 9 Abs. 2 lit. a & lit. g i. V. m. dem Brandenburgischem Behinderten-gleichstellungsgesetz

interne Verwaltung,
IT-Dienstleistung

Vertragslaufzeit

Internetbereitstellung (Regelbetrieb)

Authentifizierungsdaten, Geräte-/Netzwerkdaten
(z. B. IP/MAC), Zeitstempel, Systemlogs

lit. b oder lit. f
(IT-Sicherheit)

interne IT,
IT-Dienstleistung für den Internetbetrieb

max. 7 Tage – anschließend Löschung

Internet: Sicherheitsvorfall/ Missbrauchsverdacht

wie oben,
ggf. Incident-Daten

lit. f (Sicherheitsinteresse) bzw. lit. c (Pflichten)

interne IT,
IT-Dienstleistung für den Internet-betrieb,
ggf. externe Forensik,
ggf. Strafverfolgung

bis Abschluss der Bearbeitung, i. d. R. bis
30 Tage, in begründeten Ausnahmefällen länger


Datenschutzhinweise Nutzung des Serviceportals "Wohnen+"

Stand Juli 2026

Wir nehmen den Schutz Ihrer privaten Daten sehr ernst und behandeln die uns anvertrauten Daten entsprechend der geltenden Datenschutzbestimmungen streng vertraulich und gehen damit verantwortungsvoll um. Wir möchten Sie an dieser Stelle darüber informieren, wie wir die Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit der Bereitstellung eines Serviceportals Wohnen+ (nachfolgenden nur Serviceportal) für den Bereich Studentisches Wohnen umsetzen.

Das Serviceportal wird von der Aareon Deutschland GmbH (Isaac-Fulda-Alle 6, 55124 Mainz) als Dienstleistungsunternehmen im Auftrag des Studierendenwerks West:Brandenburg (nachfolgend STWWB genannt) als datenschutzverantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzes betrieben. Mit den folgenden Hinweisen informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck dieser Datenverarbeitung sowie über Ihre Rechte. Am Ende dieser Datenschutzhinweise finden Sie sämtliche Angaben in einer detaillierten Zuordnungstabelle.

Wir weisen darauf hin, dass das Serviceportal Links zu Webseiten anderer Anbietenden enthalten kann, auf die sich dieser Datenschutzhinweis nicht erstreckt. Trotz größter Sorgfalt bei der Auswahl der Links zu anderen Anbietenden können wir keine Verantwortung oder Haftung für die Inhalte und Datensicherheit der Webseiten dieser Anbietenden übernehmen.

1. Name und Kontaktdaten der datenschutzverantwortlichen Stelle sowie des Datenschutzbeauftragten

Die datenschutzverantwortliche Stelle auf dieser Website ist:

Studierendenwerk West:Brandenburg
Anstalt des öffentlichen Rechts
Babelsberger Straße 2
14473 Potsdam

Telefon:  +49 331 3706-0
E-Mail:    post[at]stwwb.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. ä.) entscheidet.

Datenschutzbeauftragter ist:

Kevin Peter
Arthur-Hausmann-Str.  10
04129  Leipzig

Telefon:  +49 800 63003061
E-Mail:    kevin.peter[at]kemian.de

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art, Zweck und deren Verwendung

Sofern Sie Mietpartei des STWWB sind, können Sie einen Zugang für die Nutzung des Serviceportals einrichten. Sobald Sie sich mit einer E-Mail-Adresse und einem Passwort registriert haben, können Sie über dieses Serviceportal Angelegenheiten, die Ihr Mietverhältnis mit dem STWWB betreffen, online regeln, Informationen rund um Ihr Mietvertragsverhältnis abrufen, neue Informationen teilen und mit den Mitarbeitenden des STWWB in Kontakt treten. Wir erheben die für die Registrierung notwendigen personenbezogenen Daten (E-Mail-Adresse und Passwort) zum Zwecke der Bereitstellung eines Zugangs zum Serviceportals. Die von Ihnen über das Serviceportal einsehbaren und geteilten Daten verwenden wir für die Durchführung des Mietverhältnisses.

Ferner verarbeiten wir zur Sicherstellung des Betriebs des Serviceportals, zur Fehleranalyse sowie zur IT-Sicherheit auch Server-Logfiles. Dabei handelt es sich um die IP-Adresse des zugreifenden Endgeräts, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Typ der Internet-Browsers, Daten zum Betriebssystem des Endgeräts sowie zu zuvor besuchten Seiten (Referrer). Ein darüberhinausgehender Personenbezug wird nicht hergestellt und ist nicht beabsichtigt.

Einsatz von Cookies

Die Internetseite wohnenplus.stwwb.de verwendet ausschließlich technisch notwendige „Cookies“. Cookies sind kleine Datenpakete und richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an. Sie werden vorübergehend für die Dauer einer Sitzung („Session Cookie“) gespeichert und nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Im Einzelnen handelt es sich bei den Cookies auf der Internetseite wohnenplus.stwwb.de um:

Session Cookies

Zweck:               benötigt für Sitzungsverwaltung nach Login
Laufzeit:             bis Session Ende
Website:             wohnenplus.stwwb.de

dtCookie

Zweck:               benötigt zur Überwachung und Verbesserung der technischen Performance und Stabilität der Website
Laufzeit:             bis Session Ende
Website:             wohnenplus.stwwb.de

rxvt, rxVisitor, dtSa, dtPC, dtCookie

Zweck:               benötigt zur Identifizierung der benutzenden Person während des Besuchs und zur sicheren Anmeldung
Laufzeit:             bis Session Ende
Website:             wohnenplus.stwwb.de

AUTH_SESSION_ID

Zweck:               benötigt zur Identifizierung der benutzenden Person während des Besuchs und zur sicheren Anmeldung
Laufzeit:             bis Session Ende
Website:             wohnenplus.stwwb.de

SCDID_S

Zweck:               benötigt zur eindeutigen Sitzungskennung für den aktuellen Besuch der Website
Laufzeit:             bis Session Ende
Website:             wohnenplus.stwwb.de

Zur Validierung von IBAN bei der Änderung oder Neuanlage von Bankverbindungen wird die FinTech Toolbox des Dienstleistungsunternehmens Railslove GmbH (An der Bottmuehle 5, 50678 Köln) eingesetzt. Im Rahmen dieser Verarbeitung wird geprüft, ob eine angegebene IBAN existiert. Weitere Informationen zum Datenschutz sind unter https://fintechtoolbox.com/privacy abrufbar.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden gesetzlichen Grundlagen:

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Zugangsdaten ist für Bestandsmietparteien Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Mit der Registrierung erteilen Sie ihr freiwilliges Einverständnis zur Nutzung des Serviceportals.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist ferner für Neumietparteien [ab 01.06.2026] Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Danach ist die Verarbeitung personenbezogener Daten für die Erfüllung eines Vertrags (hier Mietvertrag), dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, zulässig. Server-Logfiles und Cookies werden von uns auf Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f erhoben.

3. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Zugangsdaten bis zur Löschung des Zugangs, spätestens sechs Monate nach Ende des Mietverhältnisses. Die für die Durchführung des Mietverhältnisses erhobenen personenbezogenen Daten werden erst nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gelöscht. Siehe hierzu auch die Datenschutzhinweise Studentisches Wohnen.

Die Speicherdauer der Server-Logfiles beträgt 60 Tage.

Cookie-Daten werden gelöscht, wenn das Serviceportal beendet wurde und Sie sich ausgeloggt und den Browser geschlossen haben.

4. Weitergabe von Daten an Dritte

Wir übermitteln personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Erfüllung der unter Ziff. 2 genannten Zwecke erforderlich ist, eine rechtliche Verpflichtung besteht oder Sie eingewilligt haben. Empfänger können insbesondere sein:

Banken/Zahlungsdienstleistende, Wirtschaftsprüfende/Steuerberatende, IT-Dienstleistende
(z. B. Hosting, Wartung/Support, Ticketsystem), Druck- und Versanddienstleistende, Hausmeister‑/ Facility‑ und Handwerksbetriebe (zur Durchführung von Reparaturen/Instandhaltung), Rechtsberatende, Inkassodienstleistende sowie Gerichte und Behörden (soweit erforderlich). Soweit wir Dienstleistende als Auftragsverarbeitende einsetzen, geschieht dies auf Grundlage von Verträgen nach Art. 28 DSGVO.

Eine Übermittlung in Drittländer findet derzeit nicht statt/ist nicht beabsichtigt. Sollte im Einzelfall eine Drittlandübermittlung erforderlich werden, erfolgt diese nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO (z. B. Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien).

5. Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Ein Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung. Verarbeitungen, die zur Vertragserfüllung erforderlich sind, erfolgen unabhängig von einer Einwilligung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sofern Sie als Bestandsmietpartei die Einwilligung zur Nutzung des Serviceportals widerrufen, können Sie diesen Dienst nicht mehr nutzen und wir sperren Ihren Zugang.
  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
  • gemäß Art. 21 DSGVO, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine Verarbeitung Widerspruch einzulegen, soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) verarbeiten. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

6. Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Zugangsdaten für das Serviceportal ist weder vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, diese bereitzustellen.

Sofern Sie keine Zugangsdaten bereitstellen, können Sie das Serviceportal nicht nutzen.

7. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

8. Änderungen der Datenschutzhinweise

Wir entwickeln und optimieren unsere Dienstleistungen kontinuierlich. Es kann also sein, dass wir neue Funktionalitäten im Rahmen der Weiterentwicklung des Serviceportals oder der Durchführung des Mietverhältnisses hinzufügen. Sollte das Einfluss auf die Art haben, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, werden wir Sie rechtzeitig in unseren Datenschutzhinweisen darüber informieren.

Im Übrigen verweisen wir auf die Datenschutzhinweise des STWWB sowie auf die Datenschutzhinweise Studentisches Wohnen.

Zuordnungstabelle

Portalbezogene Zusatzverarbeitungen, die über die Datenschutzhinweise Studentisches Wohnen hinausgehen:

Verarbeitung/Zweck

Datenkategorien

Rechtsgrundlage
Art. 6 DSGVO

Empfänger

Speicherdauer/Löschlogik

Technische Bereitstellung des Portals, Regelbetrieb

Protokoll- und Verkehrsdaten
(z. B. IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, Browsertyp etc.)

lit. f (Sicherheitsinteresse)

IT-Dienstleister

60 Tage

Technische Bereitstellung des Portals

Cookie-Daten

lit. f (Sicherheitsinteresse)

IT-Dienstleister

bis Beendigung der Browser-Session

Registrierung und Authentifizierung zur Nutzung des Portals für Bestandsmietparteien

E-Mail-Adresse, Passwort

lit. a

IT-Dienstleister,
interne Verwaltung,

bis zur Löschung des Zugangs, spätestens 6 Monate nach Ende des Mietverhältnisses.

Registrierung und Authentifizierung zur Nutzung des Portals für Neumietparteien
(ab 01.06.2026)

E-Mail-Adresse, Passwort

lit. b

IT-Dienstleister,
interne Verwaltung

bis zur Löschung des Zugangs, spätestens 6 Monate nach Ende des Mietverhältnisses.

Kommunikation

Textnachrichten, Willenserklärungen

lit. b

IT-Dienstleister,
interne Verwaltung,

Ablauf handelsrechtlicher 
(6 Jahre) und steuerrechtlicher
(10 Jahre) Aufbewahrungspflichten.

Änderung von Daten, die das Mietverhältnis betreffen [1]

Stammdaten
(z.B. Bankverbindung, Hochschuldaten)

lit. b

IT-Dienstleister,
interne Verwaltung,

Ablauf handelsrechtlicher
(6 Jahre) und steuerrechtlicher
(10 Jahre) Aufbewahrungspflichten

 

 


 

[1] Wir verweisen hierzu auch auf die Datenschutzhinweise Studentisches Wohnen.